Как правильно составить техническое задание на аренду корпоративного автопарка

Автомобили: класс, возраст, состояние

Опишите не «легковые автомобили», а конкретику: класс (представительский / бизнес / эконом / микроавтобус), количество по каждому классу, максимальный возраст машин, требования к внешнему и техническому состоянию.

• Сколько машин и каких классов нужно одновременно;
• Максимальный возраст автомобиля (например, не старше 5 лет);
• Требования к салону, кондиционеру, зимней резине;
• Нужна ли брендированность или, наоборот, нейтральный вид.

Водители

Если аренда с экипажем, пропишите требования к водителям — это напрямую влияет на безопасность и репутацию:

• Минимальный стаж и категории прав;
• Отсутствие грубых нарушений ПДД и лишений;
• Предрейсовые медосмотры и контроль режима труда и отдыха;
• Требования к внешнему виду и деловому этикету.

Уровень сервиса и сроки подачи

Зафиксируйте измеримые параметры, чтобы потом было что проверять:

• Время подачи автомобиля от заявки;
• Зона обслуживания и порядок междугородних поездок;
• Порядок замены автомобиля при поломке или ДТП;
• Режим работы диспетчерской (в идеале — круглосуточный).

Документооборот и отчётность

Укажите, какие документы и с какой периодичностью предоставляет подрядчик: путевые листы, отчёты о пробеге и расходе топлива, закрывающие документы. Для юрлица это важно и для учёта, и для контроля затрат.

Ответственность сторон

Пропишите санкции за срыв подачи, простой, нарушение сроков, а также порядок разрешения споров. Чёткая ответственность дисциплинирует исполнителя лучше любых устных договорённостей.